Author: Yudi Setyo Prayogo, S.H., M.Kn
Praktek penyelenggaraan kewenangan notaris, meliputi pembuatan akta (bentuk dan sifat akta Pasal 38 s/d 65 UUJN), pemberian grosse, salinan, dan kutipan akta, pengesahan tanda tangan, pembukuan dan pendaftaran surat di bawah tangan, pembuatan copie collationee, pengesahan kecocokan fotocopy sesuai dengan surat aslinya, pemberian penyuluhan hukum.
Berikut ini saya sampaikan istilah-istilah yang digunakan dalam praktik penyelenggaraan kewenangan notaris:
1. AKTA
1) Akta dapat dibedakan menjadi 2 macam akta, yaitu :Akta di bawah tangan adalah akta yang dibuat tidak oleh atau tanpa perantaraan seorang pejabat umum, melainkan dibuat dan ditandatangani sendiri oleh para pihak yang mengadakan perjanjian
2) Akta otentik adalah akta yang dibuat delam bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang, dibuat oleh atau dihadapan pegawai-pegawai umum yang dikuasakan untuk itu di tempat di mana akta dibuatnya (Pasal 1868 KUHPerdata)
Note : persamaan kedua akta tersebut yaitu dapat dijadikan sebagai alat pembuktian dan berbentuk tertulis, sedangkan perbedaanya dari segi kekuatan pembuktiannya.
Notaris hanya akan memberikan, memperlihatkan atau memberitahukan isi akta, grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta hanya kepada : orang yang berkepentingan langsung dengan akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan (Ps. 54 UU No. 30/2004). Minuta akta yang disimpan oleh notaris merupakan bagian dari protokol notaris, sedangkan pengeluaran salinan, kutipan, grosse akta harus berdasarkan minuta akta (Ps. 16 ayat 1 huruf b dan c UU 30/2004)
2. Minuta
Minuta Akta adalah asli akta Notaris, yang artinya akta yang telah notaris bacakan dihadapan para penghadap, saksi dan seketika itu juga ditandatangani oleh para penghadap, saksi, dan notaris. (Ps. 1 ayat 8 UUJN)
3. Salinan Akta
Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah salinan akta tercantum frasa “diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya” (Ps. 1 ayat 8 dan 9 UUJN), artinya setelah minuta akta di tanda tangani oleh para pihak, saksi dan notaris, maka notaris akan mengeluarkan salinan akta yang akan diberikan kepada para penghadap.
4. Kutipan Akta
Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian dari akta, dibawah kutipan akta tercantum frasa “diberikan sebagai kutipan”
5. Grosse Akta
Grosse Akta adalah akta untuk pengakuan utang dengan kepala akta “DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA” grosse akta hanya dikeluarkan untuk pertama, grosse akta yang berikutnya atas perintah pengadilan dan mempunyaki kekuatan eksekutorial.
6. Cover Note
Cover Note untuk diberikan kepada pihak yang berkepentingan, cover note bukan kewajiban notaris atau dalam UUJN, cover note ada karena ada kebutuhan dalam prakteknya (rekanan bank), dalam prakteknya sebagai jaminan terhadap pihak yang berkepentingan.
7. Ambtelijk Akta
Ambtelijk Akta adalah akta pejabat yaitu pejabat melihat, mendengar, menyaksikan sendiri kemudian menuangkannya ke dalam akta, dalam minuta aktanya yang menandatangani hanyalah notaris dan dua orang saksi. Tidak ada kewajiban para pihak/penghadap untuk membubuhkan tanda tangan pada minuta akta (berita acara RUPS, berita acara undian).
8. Partij Akta
Partij Akta adalah akta yang dibuat dihadapan notaris, akta tersebut dibuat atas dasar permintaan para pihak/penghadap, notaris mendengarkan apa yang diinginkan para pihak lalu menuangkan dalam akta.
9. Akta Original
Akta Original boleh dibuat lebih dari satu rangkap, ditandatangani dalam waktu, bentuk, dan isi yang sama, ditulis dengan kata-kata “berlaku sebagai satu dan satu berlaku untuk semua”. Khusus untuk kuasa yang belum ada penerima kuasanya maka hanya boleh dibuat satu rangkap. Contok akta original adalah akta pembayaran tunai, akta keterangan pemilikan, akta kuasa dll.
10. Renvoi
Renvoi adalah perubahan atas akta yang berupa penambahan, penggantian, pencoretan, atau penghapusan dan menggantinya yang lain (hanya sah apabila perubahan tersebut diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi dan notaris.
11. Legalisasi
Legalisasi adalah ditandatanganinya dokumen atau akta oleh para pihak di hadapan notaris, sehingga tanggal dibuatnya dokumen tersebut harus sama dengan tanggal legalisasi yang dilakukan oleh notaris.
12. Waarmeking
Waarmeking adalah wewenang notaris untuk mendaftarkan surat dibawah tangan dalam buku khusus, dimana para penghadap membawa akta di bawah tangan tersebut ke hadapan notaris dan meminta untuk didaftarkan.
13. Legalisir
Legalisir adalah pengesahan fotokopi dimana harus sesuai dengan aslinya dan telah diperlihatkan kepada notaris.
14. Copy Collatione
Copy Collatione adalah Membuat copy dari asli surat-surat dibawah tangan berupa salinan yang memuat uraian dalam surat yang bersangkutan
