Author: Yudi Setyo Prayogo, S.H., M.Kn
Secara umum, praktik penyelenggaraan kantor notaris meliputi antara lain : Manajemen kantor, alat perlengkapan atribut, tata letak, papan nama kantor, karyawan, keuangan dan lain-lain.
Persiapan notaris dalam membuka kantor :
- Wajib mempunyai tempat untuk dijadikan kantor notaris
- Menyiapkan hal-hal mengenai fasilitas kantor dan alat tulis kantor
- Merekrut pegawai atau staf notaris (optional)
- Membuat papan nama notaris di lingkungan kantor notaris dengan mengikuti aturan yang berlaku sesuai kode etik notaris.
Tata Letak Lambang Garuda, Foto Presiden dan Wapres
Pada ruang kerja Notaris, peletakan Lambang Burung Garuda juga perlu diperhatikan. Posisi Lambang Burug Garuda di ruang pembacaan Akta diposisikan berada di tengah-tengah antara Foto Presiden RI (sisi kanan) dan Wakil Presiden (sisi Kiri). Posisi Lambang Burung Garuda berada lebih tinggi diantara foto Presiden dan Wakil Presiden, sehingga tidak sejajar secara horisontal seperti yang terlihat di bawah ini:
Beberapa alat penunjang kerja pada kantor notaris, diantaranya :
- Komputer lengkap dengan printer
- Mesik ketik konvensional
- Mesin scanner
- Macam alat tulis kantor
- Stempel notaris
- Stempel legalisir
- Stempel alamat
- Foto presiden dan wakil presiden
- Lambang burung garuda
- Kertas kop notaris, terkait dengan:
- Sampul akta
- Benang merah dan benang jahit untuk penjilidan
- Stiker kancing berbentuk stempel notaris
- Almari
- Meja dan kursi
Papan Nama Notaris
Pemasangan 1 buah papan nama di depan/di lingkungan kantor notaris dengan pilihan ukuran : 100cmx40cm, 150cmx60cm, 200cmx80cm. Apabila kantor ada didalam gang, notaris dapat memasang 1 tanda penunjuk jalan tanpa mencantumkan nama notaris (hanya NOTARIS) dan dipasang dalam radius maksimal 100m dari kantor.
Keprotokolan Notaris
Praktek penyelenggaraan keprotokolan notaris, antara lain meliputi buku-buku pendaftaran, laporan-laporan, stempel, dan dokumen-dokumen yang harus dimiliki dan dirawat notaris.
Protokol notaris : kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang garus disimpan dan dipelihara oleh notaris, antara lain :
- Minuta Akta
- Repertorium / Buku Daftar Akta : berwarna merah pada umumnya, disusun berdasarkan daftar akta notaris sesuai dengan urutan tanggalnya, setiap halaman distempel, diberi nomor halaman dan ada lembar pengesahannya
- Buku Daftar Akta Di Bawah Tangan (LEGALISASI) : berwarna biru pada umunya, disusun berdasarkan surat dibawah tangan yang telah dilegalisasi oleh notaris, setelah itu diurutkan sesuai tanggal, dibuku tersebut ada halaman pengesahan dan diparaf serta distempel tiap lembarnya
- Buku Daftar Akta Di Bawah Tangan (WAARMEKING) : berwarna hijau pada umumnya, disusun berdasarkan surat dibawah tangan yang telah didaftarkan, setelah itu diurutkan sesuai tanggal. NB : ketiga buku wajib notaris ini didapatkan dari MPD kemudian diberi nomor pada setiap halaman, kemudian dimintakan lembar pengesahan yang ditanda tangani oleh Majelis Pengawa Daerah, selanjutnya lembar pengesahan tersebut dilekatkan pada halaman buku wajib notaris tersebut.
- Buku Daftar Nama penghadap (KLAPPER) : kompilasi keseluruhan daftar penghadap yang diurutkan sesuai awalabjad nama penghadap, jenis akta, tanggal akta, dan nomor akta. Dibuat untuk pembuatan akta Notariil saja.
- Buku Daftar Wasiat : buku untuk mencatat akta wasiat dan dibukukan dalam buku daftar wasiat, setiap bulannya dilaporkan kepada KEMENKUMHAM mengenai wasiat yang telah dibuat maksimal 5 hari bulan berikutnya setiap bulan. Bilamana tidak ada wasiat dibuat dengan NIHIL dan dilaporkan juga.
Ukuran Cap / Stempel Notaris
Dasar hukum bentuk dan ukuran cap / stempel notaris adalah KEMENKUMHAM No. M.02.HT.03.10 Tahun 2007 yaitu : Garis lingkar luar berdiameter 3,5cm, berlambang burung garuda bertuliskan nama notaris dan tempat kedudukan yang ditulis melingkar. Dalam penggunaan stempel harus tidak boleh miring atau TEGAK LURUS, dengan menggunakan tinta berwarna merah.
