Catatan: Yudi Setyo Prayogo, S.H., M.Kn
Tanda tangan digital saat ini sudah dikenal dan banyak digunakan di sektor swasta maupun publik. Termasuk Surat Keputusan Menteri Hukum dan HAM sudah menggunakan tanda tangan digital. Bisakah akta notaris dibuat menggunakan tanda tangan digital?
Pada kehidupan sehari-hari kerapkali kita temui misalnya dalam pembelian secara online, subscribe atau berlangganan suatu aplikasi. Kita lihat di bawahnya ada kotak yang jika diklik berarti menyetujui syarat dan ketentuannya. Apakah dengan meng-klik kotak tersebut, termasuk tanda tangan elektronik?
Prita Suyudi di Kanal Notaris 4.0 juga mendiskusikan hal ini. Kalau saya punya kontrak dengan pihak-pihak lawan saya yang tidak bisa bertemu dan berada di suatu tempat yang berbeda, akhirnya kontraknya ditandatangani menggunakan media yang tanda tangannya dilakukan secara digital. Pun keputusan Menteri Hukum dan HAM untuk pendirian sebuah badan hukum yang menggunakan tanda tangan digital. Jadi sebetulnya apa sih tanda tangan elektronik? Apa Bedanya tanda tangan elektronik dengan tanda tangan digital?
Aulia Taufani menjawab melalui Kanal Youtube Notaris 4.0, bahwa sebenarnya yang harus dilihat itu, proses pembentukan otentifikasi dari dokumen itu melalui sistem elektronik. Sistem elektronik ini telah ada di undang-undang nomor 11 tahun 2008 yang menyebutkan bahwa yang penting adalah medianya melalui cara elektroniknya. Tampilan secara elektronik ini dapat diketahui di smartphone, laptop dengan tampilan yang menarik, mudah dipahami fiturnya (user-friendly). Padahal dibalik itu, sebenernya ada developer yang membuat dengan bahasa-bahasa coding dan sebagainya. Ini mencirikan ada proses-proses pembuatan yang menggunakan perangkat-perangkat elektronik yang bentuknya tidak lagi menggunakan media kertas. Kalau pun dokumen elektronik seperti SK Menteri Hukum yang akhirnya dicetak dan selanjutnya notaris membuat pernyataan, “Ini diunduh dari sistem AHU Online” dan ditandatangani oleh Notaris. Cetakan ini sebenarnya lahir dari proses yang terjadi di sistem elektronik.
Tanda tangan elektronik itu banyak bentuknya. Diantaranya dengan melakukan tanda tangan di kertas, discan dan dijadikan file. Kemudian Tanda Tangan scan ini diaplikasikan pada media elektronik untuk suatu persetujuan. Apa bedanya dengan tanda tangan digital? Kalau secara digital, maka tanda tangan digital tersebut telah terenkripsi. Proses enskripsi terhadap tanda tangan itu terdapat mekanisme matematisnya. Tidak sekedar memindai tanda tangan, kemudian menggunakannya. Apakah tanda tangan hasil scan ini juga termasuk tanda tangan elektronik?
Salah satu praktik dalam kenotarisan adalah pada saat klien meminta Salinan Akta Notaris. Ketika salinan akta siap diserahkan kepada klien, ternyata klien meminta salinan dimaksud berupa file. Notaris pun menyanggupi dengan melakukan pemindaian (scan) terhadap seluruh halaman Salinan Akta. File salinan akta dikirim melalui email. Pada peristiwa ini yang dikirim bukan merupakan dokumen dan tanda tangan elektronik. Sebenarnya hanya berubah alih media. Kalau dalam bahasa kearsipan, perubahan media dari cetak atau media konvensional menjadi Media elektronik.
Seperti halnya penerbitan SK Menteri Hukum dan HAM yang secara elektronik telah dimulai tahun 2014 berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan HAM. Sebelum pemberlakuan SK Menkumham secara elektronik ini, Kementrian Hukum dan HAM melakukan penerbitan dengan cara melakukan konfirmasi bahwa SK-nya sudah terbit. Tapi, pengiriman cetakan SK dimaksud dilakukan menggunakan kurir. Jadi kita tetap menerima produk cetakan SK walaupun kita bisa menerima softcopy-nya dulu. Untuk mencirikan satu dokumen yang ditandatangani secara ektronik itu, justru lahirnya pada proses elektronik itu. Bukan cetakan yang dialih media kepada sarana elektronik.
Kembali ke soal mandat notaris untuk membuat akta otentik. Pada catatan sebelumnya yang membahas mengenai persyaratan akta otentik. Bahwa akta otentik itu harus dibuat dengan memenuhi persyaratan tertentu. Diantaranya berhadapan dengan notaris dan tertulis dengan tanda tangan basah. Saat ini penggunaan tanda tangan digital sudah semakin meluas baik di sektor publik maupun sektor swasta. Melihat kondisi ini, bisakah masyarakat datang ke notaris dan meminta melakukan penandatangan secara digital dengan alasan tidak bisa hadir atau bisa hadir dengan media minuta secara digital? Hingga saat ini peristiwa ini belum terjadi, karena kita belum sampai kepada proses legislasi. Sebagai negara yang menganut Sistem Hukum Civil Law, maka konsekuensinya Konsep Hukum harus dinormalkan di dalam Peraturan Perundang-undangan. Sekedar berandai-andai, kalau memang satu saat undang-undang jabatan notaris dirubah, maka nantinya yang memungkinkan perubahan di awal adalah memang perubahan akta menjadi akta elektronik. Akta elektronik otomatis penandatangannya menggunakan tanda tangan elektronik.
Pentingnya Tanda Tangan Basah
Hingga kini tanda tangan basah masih penting dan menjadi syarat akta otentik yang dapat menjadi suatu alat bukti yang sempurna di pengadilan jika ada sengketa. Mengapa harus tanda tangan basah? Karena di sinilah bentuk persetujuannya. Pembubuhan tanda tangan di Akta Notaris menjadi bagian dari asas konsensual. Termasuk transaksi online melalui e-commerce dengan mencentang atau klik pada syarat dan ketentuan, maka dianggap sebagi suatu bentuk persetujuan. Tetapi kalau di dalam dunia konvensional yang masih menggunakan media kertas dan sebagai bentuk persetujuannya masih menggunakan tanda tangan.
Bahkan ketika kita disuruh tanda tangan mungkin 200 kali, bentuk tanda tangan kita bisa berbeda-beda. Tapi selama itu diteken oleh para pihak yang diketahui secara langsung di hadapan kita, maka tetap dianggap otentik. Bisa saja orang menandatangani persis sama seperti punya para pihak, tapi bukan pihak yang bersangkutan yang melakukannya. Ini tidak otentik. Pentingnya tanda tangan basah itu adalah kita menyaksikan bahwa para pihak itu hadir dan tanda tangan di hadapan notaris. Ini level yang otentik sebagai bentuk pembuktian.
Keberadaan tanda tangan elektronik ini yang mendasari adalah undang-undang ITE mengenai pasal tanda tangan elektronik. Diikuti dengan PP 82/2012 tentang transaksi elektronik. Sehingga menjadi dasar hukum pengakuan legalitas atas tanda tangan elektronik atau tanda tangan digital elektronik. Meski kehadiran tanda tangan digital ini diakui secara undang-undang, namun pengakuan legalitas dari tanda tangan digital itu masih di level dokumen bawah tangan. Khusus Akta Notaris atau yang menurut undang-undang diharuskan dalam akta otentik, memang belum menggunakan media digital ini. Pada titik ini nuansa-nuansa elektronik itu sudah dihadirkan. Seperti keberadaan QR Code yang terdapat pada SK Menkumham. Menunjukan bahwa SK Menkumham tersebut bertujuan bahwa dokumen ini tersimpan dengan baik di servernya kumham yang telah ditandatangi secara digital berdasarkan QR Code pada file SK tersebut.
Pada praktik notaris tentang pembuatan Akta Pernyataan Keputusan Pemegang Saham sebagai pengganti RUPS yang dilakukan secara sirkuler. Kerapkali dokumen pendukungnya dilakukan penandatangan secara dgital. Namun demikian akta notarisnya belum bisa menggunakan atau tanda tangan digital. Undang-undang menyebutkan bahwa setelah ditandatangani oleh para pihak, maka segera ditandatangani oleh notaris. Semua narasi tanda tangan itu, adalah tanda tangan basah. Kecuali dokumen-dokumen bawah tangan yang bisa dilakukan secara digital.
Terkait dengan dokumen pendukung yang ditandatangani secara digital seperti Surat Kuasa bawah tangan, Surat Keputusan Pemegang Saham yang dilakukan penandatanganan secara sirkuler, Aulia Taufani menjelaskan bahwa harus ada dua hal yang penting dipahami. Pertama, kita harus tahu kalau nanti suatu saat ditanya tentang dokumen ini, maka kita bisa menjelaskan bahwa dokumen bawah tangan ini yang menjadi dasar pembuatan akta. Itulah mengapa dokumen bawah tangan dilekatkan pada akta. Karena suatu saat akan menjadi alat bukti. Meskipun notaris telah melakukan pembuktian formal.
Sebagai dokumen elektronik, maka kita harus bisa menunjukkan. Bagaimana cara meyakinkan bahwa dokumen ini memang bisa menjadi dasar untuk dinyatakan dalam akta? Di sinilah kita harus bisa menelusurinya tentang proses dokumen bawah tangan tadi ditandatangi. Apakah sekedar alih media dari dokumen yang ditandatangi di atas kertas dan discan atau benar-benar dilakukan tanda tangan digital? Bila sekedar hasil pindai dari kertas yang ada tanda tangan basahnya, maka belum bisa disebut sebagai dokumen elektronik. Sehingga originalnya harus diserahkan ke notaris.
Apabila tanda tangan dokumen dibawah tangan dilakukan menggunakan Media Leketronik seperti Laptop atau media elektronik lainnya dan menghasilkan soft copy dokumen. Inilah yang disebut sebagai tanda tangan digital. Undang-undang ITE dalam Peraturan Pelaksanaanya mengharuskan dokumen ini dilakukan oleh provider yang terdaftar di Kominfo. Ada satu hal yang penting mengenai provider berlisensi yang menyediakan tanda tangan elektronik. Tidak boleh sembarang provider yang menyediakan akun untuk bisa menciptakan tanda tangan digital secara bebas. Notaris harus memastikan sertifikasi dan lisensi dari provider tersebut melalui Kominfo. Saat ini tanda tangan yang telah tersertifikasi diantaranya adalah PERURI, OJK, OSS. Provider Digital Signature yang punya certification itu, berarti dia sudah punya kemampuan untuk memverifikasi si pengampu tadi yang memiliki ID atas tanda tangan digitalnya.
Mungkinkah membuat akta notaris dengan dokumen pendukung yang bawah tangan secara digital diperkenankan asal menggunakan Signature Provider yang terdaftar? Perlu kita pahami bahwa notaris itu membuat produk alat bukti. Ketika ada penyangkalan, maka kita harus menunjukan kekuatan alat bukti yang sempurna. Sehingga dokumen pendukung yang dilekatkan juga pendukung untuk itu. Meskipun banyak aplikasi-aplikasi gratis di dunia Global mereknya juga terkenal, tapi belum bisa diakui sebagai pembuat tanda tangan digital secara hukum. Mengapa? karena kita tidak bisa membuktikan dengan memanggil providernya. Pada kasus ini yang perlu kita panggil adalah PT-nya sebagai penyelenggaranya. Perlu diperhatikan juga dokumen elektroniknya perlu disimpan. Notaris harus mengamankan file-nya. Perusahaan-perusahaan swasta penyelenggaraan tanda tangan digital tersebut sebenarnya tidak menyimpan dokumen itu. Provider swasta hanya meng-create dokumen dan tidak menyimpan dalam folder tertentu. Justru notarislah yang harus menyimpan dokumen itu.
Sebagai catatan akhir, Bisakah akta notaris dibuat menggunakan tanda tangan digital? Jawabannya: Pertama, akta notaris belum bisa belum bisa dilakukan penandatangan secara digital. Hanya dokumen pendukung yang bisa dilakukan secara digital, sepanjang notarisnya berpengalaman dan bisa mempertanggungjawabkannya. Kedua, Penggunaan dokumen yang bertanda tangan digital disarankan menggunakan provider digital signature yang bersertifikat. Ketiga adalah harus mengerti terlebih dahulu: Apakah Tanda tangan elektronik itu? Perbedaan Tanda Tangan Digital? Siapa provider dan penyedianya? Bagaimana menyimpan arsip digitalnya? Bukan hanya mencetak kemudian dilampirkan ke minuta, tapi juga menyimpannya. Kelebihannya tanda tangan elektronik adalah bisa crossborder. Jadi kita tidak bicara lagi legalisasi dan sebagainya. Karena kita tidak perlu any where itu. Tapi kalau soal Time Stamp (waktunya) masih tetap diperlukan. (ysp)
Catatan ini dicuplik dari Dialog Prita Suyudi dan Aulia Taufani di Kanal Youtube Notaris 4.0
Simak selengkapnya di Kanal Youtube 4.0:
